Vertraulichkeits- und Datenschutz­vereinbarung

Diese Vereinbarung wird geschlossen zwischen 123papierfrei, Patrick Hinkel, Darmstädter Str. 61, 64646 Heppenheim (nachfolgend „ich“), und Ihnen als Auftraggeberin oder Auftraggeber (nachfolgend „Sie“). Sie ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1. Zweck

Diese Vereinbarung regelt, wie ich mit Ihren Unterlagen und den darin enthaltenen personenbezogenen Daten umgehe, wenn ich sie für Sie digitalisiere. Für die Verarbeitung im Rahmen Ihres Auftrags bin ich Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verschwiegenheit

Ich behandle alle Inhalte Ihrer Unterlagen streng vertraulich. Ich gebe keine Informationen an Dritte weiter, werte die Inhalte nicht für eigene Zwecke aus und nehme nur so weit Kenntnis, wie es für das Scannen, Sortieren und – im Paket „Komplett“ – das Beschriften erforderlich ist. Diese Pflicht gilt zeitlich unbegrenzt, auch nach Ende des Auftrags.

3. Art der Verarbeitung

• Ich scanne Ihre Unterlagen, wandle sie in PDF-Dateien um, sortiere und – je nach Paket – benenne sie.
• Die Bearbeitung Ihrer Unterlagen erfolgt an meinem Arbeitsplatz.
• Ihre Unterlagen bearbeite ich offline; ich lade sie nicht in Cloud-Speicher hoch.
• Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt mich beim Aufbau der Archivstruktur und beim Erstellen des Archivverzeichnisses – oder dabei, Ihre bestehende Struktur zu nutzen und ältere Dateien einzuordnen.
• Ich gebe Ihre Unterlagen nicht an Dritte weiter. Einzige Ausnahme: der zertifizierte Aktenvernichter, wenn Sie die Vernichtung Ihrer Originale wünschen.
• Ihre Originale verlassen die Region nicht; es gibt keinen Paketversand an Großbetriebe.

4. Schutzmaßnahmen

• Verschlüsselte Zwischenspeicherung: Die gescannten Dateien speichere ich bis zur Übergabe ausschließlich auf einem verschlüsselten Datenträger.
• Abschließbarer Raum: Ihre Unterlagen lagere ich bis zur Rückgabe in einem abschließbaren Raum.
• Persönliche Übergabe: Ihre Originale und Ihre Dateien übergebe ich persönlich an Sie als Eigentümerin bzw. Eigentümer.
• Zugriff auf Ihre Unterlagen und Dateien habe nur ich.

5. Übergabe der Dateien und Löschung meiner Arbeitskopie

Sie erhalten Ihre Dateien auf einem USB-Stick bzw. auf Wunsch auf einem verschlüsselten USB-Stick. Sobald Sie mir bestätigt haben, dass die Dateien vollständig und lesbar sind, spätestens aber 14 Tage nach der Übergabe, lösche ich meine Arbeitskopie vollständig und bestätige Ihnen die Löschung schriftlich.

6. Originale

Ihre Originale erhalten Sie vollständig und in der ursprünglichen Reihenfolge zurück. Die Vernichtung über einen zertifizierten Aktenvernichter nach DIN 66399 beauftrage ich nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung und erst, nachdem Sie die Dateien geprüft haben. Urkunden und wichtige Originale lege ich Ihnen in jedem Fall unberührt zurück.

7. Gesundheitsdaten und andere besondere Daten

Ihre Unterlagen können Gesundheitsdaten enthalten, etwa in Arztbriefen oder Befunden. Solche besonders geschützten Daten verarbeite ich nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Auftragsbogen gesondert erteilen können. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail. Ohne Einwilligung lege ich Ihnen Unterlagen mit Gesundheitsdaten unbearbeitet zurück.

8. Daten anderer Personen

Enthalten Ihre Unterlagen Daten anderer Personen (z. B. von Angehörigen), sichern Sie zu, zur Übergabe berechtigt zu sein – etwa als Erbin oder Erbe, Bevollmächtigte oder Bevollmächtigter.

9. Ihre Kontakt- und Auftragsdaten

Ihre Kontaktdaten und die Angaben im Auftragsbogen verarbeite ich, um Ihren Auftrag durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsunterlagen bewahre ich so lange auf, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen. Weitere Informationen und Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) finden Sie in der Datenschutzerklärung auf 123papierfrei.de.

10. Information bei Vorfällen

Sollte es trotz aller Sorgfalt zu einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten kommen – etwa durch Verlust oder Diebstahl –, informiere ich Sie unverzüglich.

11. Laufzeit

Diese Vereinbarung gilt ab der Übergabe Ihrer Unterlagen bis zur vollständigen Rückgabe bzw. Vernichtung der Originale und der Löschung meiner Arbeitskopie. Die Verschwiegenheitspflicht nach Abschnitt 2 gilt darüber hinaus unbefristet.

Stand: Oktober 2026 · Version 2026-10