Unterlagen Verstorbener aufbewahren: was bleibt – und wie lange

Wer die Wohnung eines verstorbenen Menschen ausräumt, steht schnell vor Regalen voller Ordner. Die Versuchung ist groß, vieles direkt ins Altpapier zu geben. Die einfachste Regel für die ersten Monate lautet trotzdem: Unterlagen Verstorbener erst aufbewahren, dann sortieren, dann entscheiden. Warum das so ist und was Sie danach getrost entsorgen dürfen, lesen Sie hier.

Was Sie wie lange aufbewahren sollten

Die Tabelle zeigt bewährte Richtwerte. Wo es eine gesetzliche Frist gibt, steht sie dabei – sonst handelt es sich um Faustregeln mit Sicherheitsabstand.

Die ersten Wochen: Fristen, die an den Papieren hängen

Drei Fristen laufen ab dem Zeitpunkt, an dem Sie vom Erbfall erfahren. Für alle drei brauchen Sie einen Überblick, den nur die Unterlagen liefern.

1. Ausschlagung in sechs Wochen. Ob Sie das Erbe annehmen oder ausschlagen, müssen Sie in der Regel binnen sechs Wochen erklären. Hat der Verstorbene nur im Ausland gelebt oder waren Sie bei Fristbeginn im Ausland, sind es sechs Monate. Ohne Blick auf Kontoauszüge, Kreditverträge und Mahnungen ist diese Entscheidung kaum zu treffen.
2. Anzeige beim Finanzamt in drei Monaten. Ein Erbe ist dem Erbschaftsteuer-Finanzamt grundsätzlich innerhalb von drei Monaten anzuzeigen – auch wenn am Ende keine Steuer anfällt. Beruht das Erbe auf einem Testament, das ein deutsches Gericht oder ein Notar eröffnet hat, entfällt die Anzeige meist. Gehören aber zum Beispiel Grundstücke, Betriebsvermögen oder Vermögen im Ausland zum Nachlass, bleibt sie Pflicht.
3. Testament sofort abliefern. Wer ein Testament findet, muss das Original unverzüglich beim Nachlassgericht abgeben – für die Bergstraße ist das in der Regel das Amtsgericht am letzten Wohnort. Nicht öffnen, nicht behalten.

Dazu kommt die Rente: Die Rentenversicherung zahlt die Rente für den Sterbemonat noch aus. Was danach überwiesen wurde, fordert sie zurück. Bewahren Sie Rentenbescheide und Kontoauszüge deshalb mindestens so lange auf, bis diese Abrechnung erledigt ist.

Steuerunterlagen: warum zehn Jahre eine gute Faustregel sind

Mit dem Erbe gehen die steuerlichen Pflichten auf die Erben über. Hatte der Verstorbene Einkünfte, für die eine Erklärung nötig ist, müssen Sie die Einkommensteuererklärung für das Todesjahr abgeben – und offene Vorjahre ebenfalls. Steuerschulden des Verstorbenen sind Nachlassschulden.

Hinzu kommt eine Pflicht, an die kaum jemand denkt: Stellen Sie fest, dass eine frühere Erklärung des Verstorbenen fehlerhaft war, müssen Sie das dem Finanzamt melden, solange der Bescheid noch geändert werden kann. Steuerbescheide sind in der Regel vier Jahre änderbar, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Erklärung abgegeben wurde – in besonderen Fällen deutlich länger. Wer zehn Jahre aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite.

Die letzte Steuererklärung hat außerdem eine gute Seite: Rechnungen von Pflegedienst, Haushaltshilfe oder Handwerkern können die Steuer senken, ebenso Krankheits- und Pflegekosten. Voraussetzung ist, dass Rechnung und Überweisung vorliegen. Ein Rechenbeispiel finden Sie hier.

Urkunden und Originale: Diese Papiere dürfen nie weg

Ein Scan hilft beim Wiederfinden, ersetzt aber kein Original mit Beweiskraft. Diese Dokumente bewahren Sie dauerhaft und im Original auf:

• Sterbeurkunde – lassen Sie sich beim Standesamt gleich mehrere Ausfertigungen geben; Banken, Versicherungen und Rentenversicherung verlangen sie oft.
• Erbschein oder eröffnetes Testament mit Eröffnungsprotokoll
• Geburts- und Heiratsurkunden, Familienstammbuch
• Notarverträge, Grundbuchauszüge, Kaufverträge für Immobilien
• Fahrzeugbrief (Zulassungsbescheinigung Teil II)

Für die Steuererklärung reicht dagegen in aller Regel eine gut lesbare Kopie einer Rechnung. Das ist der Punkt, an dem Digitalisieren wirklich entlastet: Die vielen Belege werden durchsuchbar, die wenigen Urkunden bleiben sicher verwahrt.

Verträge, Konten und Abos finden

Viele Verträge kennt niemand außer dem Verstorbenen selbst. Die zuverlässigste Spur sind die Kontoauszüge der letzten ein bis zwei Jahre: Jede Lastschrift steht für einen Vertrag, jeder Dauerauftrag für eine Zahlung, die weiterläuft.

Gehen Sie die Auszüge Zeile für Zeile durch und notieren Sie Empfänger, Betrag und Zweck. So entsteht eine Liste mit allem, was gekündigt, umgeschrieben oder abgerechnet werden muss – von der Zeitung über den Handyvertrag bis zum Fitnessstudio. Für eine Mietwohnung gilt: Erben können den Mietvertrag außerordentlich kündigen, aber nur innerhalb eines Monats, nachdem sie vom Tod und davon erfahren haben, dass sie nicht in den Vertrag eintreten. Den Mietvertrag also früh heraussuchen.

Fehlen Auszüge, können Erben sie mit Sterbeurkunde und Erbnachweis bei der Bank anfordern. Hinweise auf vergessene Konten finden sich oft in Jahresmitteilungen, Freistellungsaufträgen oder Zinsbescheinigungen.

Was Sie wegwerfen dürfen – und wie

Werbung, Kataloge, alte Bedienungsanleitungen und doppelte Kopien können weg, sobald Sie sicher sind, dass nichts anderes dazwischen steckt. Alles, was einen Namen, eine Adresse, eine Kontonummer oder Gesundheitsdaten enthält, gehört allerdings nicht ins Altpapier.

Für solche Papiere eignet sich ein Aktenvernichter, der in schmale Partikel schneidet (Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399), oder ein Entsorgungsbetrieb für vertrauliche Akten. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst wenn Nachlass, Steuer und Rente abgeschlossen sind, wird vernichtet – nicht vorher.

In Ruhe Ordnung schaffen: eine einfache Reihenfolge

Sie müssen nicht alles an einem Wochenende schaffen. Diese Reihenfolge hat sich bewährt, weil sie das Dringende zuerst erledigt:

1. Eine Mappe „Fristen“ anlegen. Testament, Sterbeurkunden, Rentenpost, Briefe vom Finanzamt und alles mit einem Datum kommen hier hinein.
2. Nichts wegwerfen, nur einsammeln. Ordner, Schubladen, Schuhkartons – alles in beschriftete Kisten, getrennt nach Raum, in dem es lag.
3. Nach Absender sortieren, nicht nach Jahr. Bewährte Bereiche: Steuer, Rente, Versicherungen, Banken & Konten, Verträge & Abos, Gesundheit & Pflege, Wohnung.
4. Eine Steuermappe für das letzte Jahr bilden. Alle Rechnungen, Bescheide und Kontoauszüge aus dem Todesjahr gehören zusammen – das spart später Stunden.
5. Erst ganz am Ende entsorgen. Was nicht mehr gebraucht wird, sicher vernichten. Was bleiben muss, im Original verwahren.

Teilen sich mehrere Geschwister das Erbe, hilft eine digitale Kopie aller Unterlagen: Jeder hat denselben Stand, und die Originale bleiben an einem Ort. Wie Sie digitale Dateien sinnvoll benennen und ablegen, steht im Ratgeber zur digitalen Ordnerstruktur; welche eigenen Unterlagen Sie wie lange behalten sollten, im Kapitel „Was aufheben – und wie lange?“.

Häufige Fragen zu Unterlagen Verstorbener

Wie lange sollte ich die Kontoauszüge eines Verstorbenen aufheben?

Als Faustregel zehn Jahre. Kontoauszüge zeigen Vermögen, Schulden und laufende Verträge und dienen als Beleg für die letzte Steuererklärung. Mindestens sollten Sie sie behalten, bis der Nachlass verteilt ist und alle Steuerbescheide für den Verstorbenen nicht mehr geändert werden können.

Reicht ein Scan, oder muss ich die Originale behalten?

Für Rechnungen, Kontoauszüge und Briefe genügt für die Steuer in der Regel eine gut lesbare Kopie. Urkunden, Testamente, Erbschein, Notarverträge und Vollmachten zählen dagegen nur im Original. Diese bewahren Sie dauerhaft auf, auch wenn es einen Scan gibt.

Was mache ich mit Arztbriefen und Pflegeunterlagen?

Heben Sie Rechnungen und Belege über selbst bezahlte Krankheits- und Pflegekosten mindestens auf, bis die letzte Steuererklärung bestandskräftig ist. Arztbriefe selbst haben selten steuerliche Bedeutung, können aber für Versicherungen wichtig sein. Danach sicher vernichten, nicht ins Altpapier geben.

Wer bekommt die Unterlagen, wenn es mehrere Erben gibt?

Die Unterlagen gehören zum Nachlass und damit allen Erben gemeinsam. Praktisch bewährt sich, dass eine Person die Originale verwahrt und alle anderen eine vollständige Kopie erhalten – auf Papier oder digital. So kann niemand etwas übersehen, und Entscheidungen fallen auf derselben Grundlage.